リモートワークと情報共有

こんにちは！CBITの庄山です。
先週からプロ野球もやっと開幕し、
週末は県外移動も多く、久しぶりに週末は道路が渋滞していたようです。
とは言っても、日常の生活が戻るのはまだまだ先といったところでしょうか。

本コラムでも、コロナやリモートワークに関連した寄稿をここ3ヶ月ほどしてきましたが、
リモートワーク対応を行う企業が４月の自粛要請の頃と、5月のGW明け以降では、
以前と比べて2倍～3倍程度増えてきているようです。

勿論、業種や職種、企業規模などによっても、
リモートワーク導入のバラつきはあるものの、
職種で言うと、企画職、営業職、事務職などはリモートワークに移行するのが比較的容易な反面、
医療従事者や建築・土木などの建設作業者、販売員などは、
業務内容からしたくてもできない、という職種もありますね。

さて、不動産業界はどうかというと、
先日の全国賃貸住宅新聞にも掲載されておりましたが、
不動産大手や地場の不動産会社でもリモート導入が増えつつあるようです。
特に都内については、今年開催される予定だったオリンピックもあることから、
リモートワークを検討したり試験的に実施したり、
または、すでに導入しているという企業もあったかと思います。

と言う事で本日のコラムは、
リモートワークに関連したツール（サービス）について取り上げようと思います。

どうコミュニケーション図っている？

最近は、『リモートワークで“働かないおじさん” 』なんてバズワードが、
ネットでの投稿でも目立ち始めましたね。
リモートワークでのコミュニケーションや、業務環境が提供されているにも関わらず、
仕事を進められない人たちもやはりいるということで、一部バズワードになっているようです。

　「ハンコ押すためだけに出社する！（仕組みを考えることをしないから）」
　「直接指示したい！（曖昧な指示しかできなから）」
　「離れていると管理できない！（マネジメントできないから）」

さて、リモートワークに関わらず、
ある程度、情報共有が行えるツールを皆さんも利用されていると思います。

ざっと種類分けするとこのような感じでしょうか。

・メール（リモートワークの有無にかかわらず利用。一番古い情報共有手段）
・チャット（LINEの利用で大多数の方が利用）
・グループウェア（主に、スケジュール・施設・設備共有・申請等で利用）
・ナレッジ系システム（ファイル共有、FAQ、文書管理などで利用）
・会議システム（TV会議やWeb会議といったリモート環境で利用）

大別すると、この５つかなと思います。

リモートワークの有無に関わらず、賃貸管理業界の方であれば、
メール、チャット、グループウェア、この３つはすでに利用されていると思います。

一つ飛ばしますが、TV会議やWeb会議システムなどは、
IT重説などをすでに実施している企業や、地方に支社・支店があるような企業は、
すでにTV会議システムを利用されているかもしれませんね。

そして、ナレッジ系システムと言ってしまいますが、
これは、ファイル共有サービスや、FAQシステム、文書管理システムなどが該当しますね。
ここは、企業の“ナレッジ“ 知識が集約・集積される部分でもあるわけで、
例えば、オーナーさんへの提案資料の雛形や、提案時のトークスクリプト、
契約書の雛形、居住者向けの管理マニュアルやFAQ、管理物件の対応履歴などなど、
ビジネスを展開する上で欠かせない、まさに“ナレッジ”ですね。
このナレッジのサービスは本当に各社各様なので、
また機会があれば本コラムでも寄稿しようかと思いますが、
本日は情報共有をする上でどんなサービスがあるのか？
これを取り上げ見てみようと思います。

どんな情報共有サービスがある？

先程上げた４つのサービスですが上げればキリがないのですが、
主だったサービスをピックアップしておきます。

まずはメール
メールサービスはメジャーなところで言えば、
Gmail、Outlook、Yahoo！メール、Thunderbirdなどでしょうか。
皆さん、これらのいずれかのメールサービスを利用なさったことはあるかと思います。
では、チャット、グループウェア、会議システムなどはいかがでしょうか？

次にグループウェア
グループウェアだと主だったところでは、
サイボウズOffice、Desknet’s NEO、Microsoft SharePoint、Knowledge Suiteなどでしょうか。
恐らく、こちらのサービス使われている方は、
スケジュール管理や施設予約、申請、この辺りを主として利用されているのではないでしょうか。

ビジネスチャット
Slack、LINE WORKS、Chatwork、Microsoft Teams、Talknote、InCircleなどでしょうか。
コアに利用されている方はよくご存じでしょうが、
これらのチャットサービスは、単にチャット機能があるだけでなく、
様々な機能も有しており、グループウェアと遜色なく使えるサービスも実はあります。
エンジニアに人気のSlack、
シェアも多くビジネスチャットでよく利用されているChatwork、
LINEの個人利用で導入の敷居も低いビジネス版のLINE WORKSがありますね。

会議システム
Zoom、Google Meet（旧Hangout）、Skype、Cisco Webexなど、
他にも多数ありますが、これらのサービスのどれかを皆さんも利用されているのではないでしょうか？
※Zoomは一時、セキュリティの問題などで大手企業では採用を見送るケースもありましたね
　参考情報はこちらをどうぞ：https://www.ipa.go.jp/security/ciadr/vul/alert20200403.html

ちなみに弊社はどうしているのかと言うと、
メールはフリーで利用しているのですが、
それ以外のサービスは概ねLINE WORKSに統合して利用しています。
チャットは勿論、グループウェア、Web会議、ドキュメントもファイル共有して運用しています。

弊社の利用ツールをご紹介しておくとこのような形です。

メール機能：フリー（各自自由に選択）
　　※弊社の場合は社員がほぼ全員エンジニアのため選択はフリーとしています
チャット機能：LINE WORKS
グループウェア機能：LINE WORKS
Web/TV会議システム：Zoom（メイン利用）、LINE WORKS、Google Meet（旧Hangout）
ナレッジ系システム：LINE WORKS、ナレッジリング（自社サービス）

ご覧になっていただくと分かると思いますが、
メール以外はLINE WORKSにある程度集約しています。

チャットはLINEと操作感も変わりませんし、
チームや企業全体のファイル共有としても使えるので、
弊社では社内のファイルサーバから、LINE WORKSのドライブに保管しております。
必要な資料は、LINE WORKSのチャットから、
同じくLINE WORKS内のドライブへのリンクを貼り付けて参照させることで、
メールなどでわざわざ送るといった手間も必要ありません。

また、便利なことが一つあるのは、
LINE WORKSを利用している企業はWeb会議はLINE WORKSでも良いのですが、
映像、音声品質はZoomの方がよいので(*)、
複数人もしくは、お客様のリモート会議の際は、最近はZoomを利用しております。
(*)通信環境等にもよるので絶対ではありません

現在、ビジネスチャットを主とするサービスは、
グループウェア機能を補完できるようなサービスも用意されておりますので、
この機会に是非自社のサービスを見返してみると良いと思います。
※尚、本コラムはLINE WORKSの利用推しではありません（笑

ちなみにですが・・
弊社がなぜLINE WORKSにしたかについてですが、
以下のような点から導入に至りました。

・チャット機能が使い易く、且つグループウェア機能を有していること
・グループウェアとしてはスケジュール管理・設備管理・グループ管理ができさえすればよいこと
・ファイル共有（クラウドストレージ）が容易なこと
・安いこと

この4点が丁度よい形で網羅できていたのが、弊社にとってはLINE WORKSでした。
それ以外は、付加価値として利用できればという感じでしたが、
結果的に、LINEでの通話を皆さんもされていると思いますが、
同様にLINE WORKSでも通話できますし、LINE WORKSアプリを入れればWeb会議も利用できる。
LINE WORKS Driveでクラウドにファイル保管・共有可能。
弊社で言うと、プログラム開発や設計資料などを作らない限り、
スマホだけでもある程度の仕事ができてしまう。
特にマネジメント層は、
メールは勿論のこと、見積書のチェックや指示、進捗確認やタスク管理、
リモートでの会議などはPCなくても、会社にいなくても、スマホだけでも業務ができてしまいます。

ちなみにもう一つ、LINE WORKSで楽だった点は、システム切り替え時、
従業員への全体勉強会やレクチャーが必要ないほど簡単に移行できたことでしょうか。
※弊社のクライアントさんでもLINE WORKSに統合し切り替えましたが、
　大規模な勉強会や説明会などはなく移行できました。

という事で、LINE WORKSイイですよ！というコラムになった感が否めませんが、
当然ながら企業によって何を重視するかによります。

Microsoft製品である程度揃っている企業であれば、Teamsを利用するのもお勧めです。
メールはOutlook、Web会議はSkype、ツールはOffice365などを利用されているのであれば、
コミュニケーションツールとしてTeamsを使うのは効果的ではないかと思います。
（意外とMS製品契約して利用しているのに、Teams使ってない企業は多い）
次回、コラムの良い“ネタ“がなければTeamsについて寄稿しようかと思います。

ちなみに・・・
最終的には使いこなせるかどうか？これが一番重要なポイントですので、そこをお忘れなく！

本日もお付き合いいただきありがとうございました。

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※当コラムは株式会社CBIT取締役　庄山幸一様より寄稿いただきました。

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