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2020年-RPA---現場主導か情シス主導か
2020/01/22
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2020年RPA-現場主導か情シス主導か

新年明けましておめでとうございます。
CBITの庄山です。
本年も本コラム、よろしくお願いいたします。

さて、本コラムでは今年も、
『不動産 × IT』の切り口で寄稿していこうと思っております。
令和2年の初寄稿は、
不動産業界のRPA取組み事例のご紹介でスタートしようかと思います。

去年もRPAのイベントはどれも盛況でしたねぇ。
RPA自体のイベントもそうですが、
業界のフェアの中にもRPAセミナーや成功事例セミナーなど、
イベントに行けばRPA関連のセミナーに当たるといった感じでした。

ですが、不動産業界はまだまだ“紙”の呪縛から逃れられないのか、
未だ“紙“ベースの運用が色濃く残っている業界ではありますが、
大手企業では事例も聞かれるようになってきましたね。
大京さん、レオパレスさん、アパマンショップさんなど、
比較的大手と呼ばれる企業の導入が進んでいます。
そんな中で一つ事例を共有させていただこうと思います。

 

 

RPA導入事例


私自身もご支援させていただいている企業ですが、
大和ライフネクスト株式会社という会社です。

マンション管理、ビル・賃貸管理、警備業務など、
管理に纏わる業務を中心に事業を展開されている企業です。

※去年、RPA BANKさんの取材を受けた記事が上がっていましたので、
詳細は、(https://rpa-bank.com/interview/26671/
こちらを参照していただければと思います。
※RPA BANKにログインする必要がございます

主に、賃貸・ビル事業の部署で導入が進んだ事例です。
去年だけで、私も数社の不動産関連企業から、
直接RPAに関してご相談いただくことがありましたが、
大和ライフネクストさんのように上手く導入が進み、活用が続いている企業と、
導入はしたものの全然活用が進まない企業と、
もしくは、検討は進むものの導入にすら至らない企業、
この3つをみてきました。
これはある種の傾向があるなと感じています。

成功するポイント、
失敗するポイント、
そもそも導入すらできないポイント、
色々あるのですが、
今日は成功か失敗かではなく、
どうしたらRPAが活用されていくのか?これに絞ってご紹介していこうと思います。

 

 

現場か情シスか


RPAは導入されました。
でも、「何体かロボは開発できましたが後が続きません。」
こんな声をよく聞きます。

で、その中でも分かれる重要なポイントがあるかなと思っているのが、
“現場主導のRPA” か “情シス主導のRPAか”
このどちらで行うか?という点だと思います。

ちなみに、“情シス”とは情報システム部門のことですが、
どちらが良い悪いではなく、
どうやって、RPAを活用していくか?自社にはどちらが合っているか?
これをよく考えてみることをお勧めします。

ちなみに・・・
RPAを展開していくにしても、どちらでやるかによって、かなりの違いがでてきます。
これは意外とニュースや導入事例でも触れられることが少ないので、
本コラムで触れておこうと思います。

■良い点
現場主導の場合
・スピード感がある。現場の意識改革にもつながる
 ⇒現場の担当者がつくるので、当然業務を分かっている担当者がロボ開発するので早くできます
 ⇒加えて、自らの業務改善・改革にもつながるので事務作業の女性でも意識改革につながります

情シス主導の場合
・精度が高く、削減効果の高いロボができる
 ⇒情シスないしは契約先の開発者が作るので高品質なロボができます
 ⇒担当者が作るよりも削減効果の高いロボが期待できます

■残念な点
現場主導の場合
・複雑なロボは開発できない。管理不徹底になる可能性がある
 ⇒良い点の裏返しで、スピード感持って作れるものの、“素人“でもあるので複雑なロボは難しい
 ⇒専門家ではないのでロボの台数が増えると管理不足に陥るリスクがある

情シス主導の場合
・開発スピードが遅く、総じてロボが肥大化しがち
 ⇒業務が分からないことが多いため、現場担当者が作るより時間がかかる
⇒効果の高いロボを作ろうとする傾向が強いため、これまた時間がかかる

どちらの主導で行うかは、かなりの違いがありまして、
情シス主導で行うと、どうしても費用対効果の高い業務をロボ化し、
自動にしたがりますので、どう考えても、そのロボの開発には時間もコストもかかります。
そのため、場合によっては賃貸管理システムや勘定系システムなどにも手が入ることもあり、
大掛かりなロボットが出来上がることが多いようです。

実際、私もお客様でそのような巨大化したロボを見てきました。
私からすると、それはもうRPAで開発するものではなく(つまりロボではなく)、
業務プロセスを見直す事と、基幹システムに機能改修を加えた方がよいのではないか!?
というものもありました。

場合によっては業務プロセス変えなきゃそもそもダメじゃないの?
なんて議論につながることも多々あるため、余計に時間がかかることもあります。

逆に、現場主導だとこれとは真逆で、
まず自分たちの面倒な業務や、時間のかかる定型作業をロボ化します。
これには理由があって、現場はまず自分たちの業務をどう楽にするか?
どうやったらこの面倒な作業から解放されるか?
こういったところからスタートするケースが多いようです。

先にご紹介した大和ライフネクストさんの、
事務業務の女性スタッフが最初に作ったロボは、
一言で言うと、“お弁当ロボ”でした(笑)
なにかというと、仕出し弁当を発注していますが、
その発注したお弁当を誰が注文したか毎日リスト化して印刷しているのですが、
それを自動化するというものです。
これもある意味自動化(笑)

これは少し極端な例かもしれませんが、
現場は全体最適よりも部門最適を考えますから、
効果が高いロボを開発するというよりも、
比較的小さいロボを沢山つくるような傾向がありますし、
大規模なロボを作るほどの開発力までは持ち合わせていないので、
自然とそうなると思います。

ちなみに、誤解されるといけないので補足を。
大和ライフネクストさんでは“お弁当ロボ”以外に、
地震速報が気象庁サイトで出たら、それをキャッチして、
閾値として設定した震度以上の速報が出たら、
ロボが自動で対象エリアとその物件の担当者にメールとSNSメッセージを送信する!
このような、緊急対策でも使えるようなロボも開発しています。

 

 

結局、どっちがよい!?


現場主導か?情シス主導か?
どちらがよいか?と問われると私なら…

会社にRPAを根付かせるには現場主導の方が私はよいと思います。

自分たちで自動化できる業務を見つけて、
自ら自動化するために業務改善の一環でロボを作る。
こうして、社内でロボ化し自動化される業務が増えてくると、
定型作業は減っていき、コスト削減にもつながります。
例えば事務職であれば、その削減効果を正しく評価してあげると、
更に自動化できる業務をみつけ、自発的に社内で業務改善につながる。
こういった好循環が期待できます。

ただ、情シス主導でなければ難しい会社があるのも、また事実です。
そもそも、RPAは誰でも作れるのか?と言われると、
誰でも作れるわけではありません。
最低限、Officeサービス、ExcelやWordなどのソフトを利用できるスキルは必要です。
RPAツールによっても難易度は違うため、一括りでは語れませんが、
そもそもスタッフがRPAを使って開発できないとか、
業務プロセス自体を見直して削減効果を大きくだすのであれば、
やはり情シス主導にならざるを得ないと思います。

 

 

働き方改革元年の今年始める!


今年から中小企業も働き方改革の対象になりますし、
賃貸業界はいまだ紙とアナログな業務が多い業界です。
その中で、賃貸管理システムや勘定系システム自体をいじらずに、
業務改善につながるRPAは大変有用です。
未だ、経営者の多くは「RPAは大企業向けでしょ?」と、
後ろ向きに言われることもあるのですが、
中小規模でも十分使えますし、料金もお安いサービスやプランもあります。

以前とある企業に、業務改善と自動化するご相談をいただいた際に、
紙が多いので、これを中心に自動化できないか試算しましたが、
紙から電子化するのには月額10万ぐらいから利用できるサービスもあって、
そのお話をしたら大変驚かれたのをよく覚えています。

経営者の方は、セミナーやイベントや個人的なつながりで、
提案をお聞きになる機会が多いかと思いますが、
数百万、数千万もするものは、ソリューションと称して諸々全てまとまったものなのです。
組み合わせ方やサービスによっては、数万円からでも利用できるサービスもあります。

自動化できる業務は多々ありますので、
是非、チャレンジしてみていただければと思います。

ちなみに、弊社にご相談いただくことも可能です。
簡単にどんな業務がロボ化できるか?こんなアドバイスもできますので、
お気軽にご相談ください。

本日もお付き合いくださりありがとうございました。
本年もよろしくお願いいたします。

 

※当コラムは株式会社CBIT取締役 庄山幸一様より寄稿いただきました。

 

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