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リモートワークとITサービス
2020/07/15
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リモートワークとITサービス

こんにちは!CBITの庄山です。
前回のコラムではプロ野球もやっと開幕しました!
なんて書いたところでしたが、
都内では連日200人超えの感染者が出ていて、
まだまだ通常の経済活動に戻すのが難しい状況のようです。
コロナとは一進一退というところでしょうか。

こうなってくると、
通常業務に戻す企業と、
まだリモートを業務の中心として位置づけた企業、
または今回のことを契機に、転勤なども廃止しリモートに全面移行する企業など、
まさにこの数ヶ月で、企業のビジネスの在り方も大きく変わってきています。

先週ニュースでも取り上げられていましたが、
富士通が原則リモートワークを中心にしていき、
通勤定期券も原則廃止、代わりに在宅手当を支給。
単身赴任などを伴う転勤も解消していく。
今後、このような動きは大きくなってくると思われます。

 

 

リモートワークに欠かせないITツール


さて、このようにリモートワークが中心になってくると、
その働き方を実現するのに、ITサービスはこれまで以上に欠かせないものです。
前回のコラムでもITサービスについては少し触れましたが、
せっかくですので、弊社で使っているサービスについてご参考まで本コラムで触れておこうかと思います。

 

 

LINE WORKS


まず弊社がリモートワークで使っているサービスですが、
主にLINE WORKSを活用しています。

元々、弊社の場合はリモートワークを前提にサービス選定したわけではなかったのですが、
結果的にLINE WORKSの利用でスムーズに移行できました。

私を含め、マネージャー以上は本社以外でも場所を選ばずに業務しています。
メンバーは主に、本社業務と現場業務のスタッフに分かれていますが、
移動はそれほど頻繁ではありませんでした。
ただ、昨今、メンバーが本プロジェクト以外にサポートで別プロジェクトを支援してくれたり、
サブで担当してくれるようになるにつれ、
場所を選ばずに、もっと早く“情報共有“する必要がありました。

私としては、
1.スケジュール
2.ビジネスチャット
3.ファイル共有

まず、これらが使い易く一つのサービス(システム)で提供されていること。
これが重要でした。

例えば、スケジューラーはサイボウズOffice。
ビズネスチャットはTalknote。
ファイル共有はDropbox。
実際にこのような企業もあると思いますが、
私としては、これらを別々に利用するのはなによりも面倒なので、
上記の3つは一つのプラットフォームで提供されていることが大事なポイントでした。
それと、なによりも、慣れていない人が使ってもすぐ使えるサービス!
これが選定する上でもう一つ重視したポイントでした。
(勿論、価格も大事な要素ではありますが)

 

 

なぜLINE WORKS選んだ!?


選択に至った理由はすごくシンプルです。
大きく次の3つです。

1.一つのプラットフォームで利用できること
2.誰でもすぐ使え、スマホでの操作が楽なこと
3.コストパフォーマンスがよいこと

1.一つのプラットフォームで利用できること
1つ目は先程も述べたのですが、
スケジューラー、チャット、ファイル共有は勿論、
メール、アンケート機能もあり、これらが一つの環境で用意されています。
私は立場上、多くのマネージャーやスタッフとプロジェクトを共有していますが、
移動中はスマホを使い、チャットで意見交換・情報共有、
簡易的な資料はチャットに添付してもらい、
容量が大きめなデータはファイル共有でリンクが送られLINE WORKSのドライブから参照する。
スケジュールのブロックが必要なら、そのままLINE WORKS内でスケジュールを予約してもらう。
このようにサービスを一つに集約することで、
マネジメントはかなり時短になっていると感じています。

2.誰でもすぐ使え、スマホでの操作が楽なこと
2点目ですが、まずLINE WORKSはLINEのビジネス版でもあり、
LINEを使ったことのないユーザーを探す方が難しいぐらい日本では浸透しています。
ビジネスチャットに移行しても操作感はほとんど一緒ですし、
LINE同様、未既読は勿論、誰が既読済みかも分かるため、ビジネス用途にはうってつけです。
LINE WORKSもPC利用は勿論のこと、
スマホでもシンプルですし、LINEに慣れたユーザーはすぐに使えるので、
こちらからすると教育コストも不要で、操作説明会なども必要ないのでそう考えるとかなり楽です。
弊社でもLINE WORKSに移行した際、勉強会やレクチャーなどを開くことなく移行できました。

3.コストパフォーマンスがよいこと
3点目ですが、価格は以下のような料金体系です。

ライトだと月額\300
スタンダードでも月額\500
※年間契約の場合

例えば、サイボウズさんのサイボウズOfficeが10ユーザーで年間\63,800ですから、
月当たり1人\500強しますので、価格面でもメリットがあります。
※サイボウズの場合、利用ユーザーが増えれば増えるほど価格メリットがでてきます

また、LINE WORKSにはWeb会議機能もあるため、
アプリを入れる必要はあるものの、
ビジネスチャット以外にWeb会議をLINE WORKSを使って行うことも可能です。
勿論、スマホでもWeb会議通話が可能です。

 

 

他のサービスは?


勿論、他のサービスも検討もしましたし、
実際にお客様先で利用させていただいているサービスなどもあり、
主だったサービスは実際に利用したことのあるサービスも多いです。

特に、グループウェア中心に利用することの多い、サイボウズOffice。
ビジネスチャット中心に利用するChatwork。
Microsoftサービスとの連携可能なMicrosoft Teams(以下、Teamsと省略)。

それぞれ良いところはありますが、
例えば、TeamsなどはメールとスケジュールはOutlook。
OfficeサービスはMicrosoftサービス(ExcelやWord等)、
ファイル共有はOneDriveなどを使っているユーザーには集約できてよいのではないでしょうか。
Teamsはチャット機能がありますので、ビズネスチャットは勿論、
Teams上からもOutlookへのスケジュールの差し込み(登録)もできます。

またWeb会議も可能です。
Microsoftサービスを中心に利用している企業は、
Teamsを導入し集約するのもありではないかと思います。

では、なぜTeamsを導入しなかったのか?となると思いますが、
弊社がTeamsにしなかった理由は簡単で、
LINE WORKSの方が簡単に利用できる!これでした。

個人的には、
ITリテラシーが高い企業で、
Microsoftサービスに寄せていきたい企業は、
Teamsは非常に良い選択肢ではないかと思っています。

 

 

デメリットはないの?


LINE WORKSのデメリットが全くないわけではありません。
強いて挙げれば、サポート品質はあまり高いとは言えないと感じます。
実際に弊社のお客様でも利用していますが、
サポートへのお問合せに対する回答やレスポンスは高いとはあまり感じません。
サポートを頻繁に使うユーザーは少し不満に感じることがあるかもしれません。

それと、Web会議はLINE WORKSを契約していれば追加費用なく利用できることは素晴らしいのですが、
ZoomやGoogle Meetと比較すると少しおちるように感じます。
弊社ではWeb会議は、状況に応じてサービスを使い分けていますが、
社内で、且つ小さいプロジェクトでは(例えばトークルーム内などでは)、
LINE WORKSのWeb会議を使うこともありますが、
画像や音声がところどころ途切れたりするということもあるので、
鮮明な画像と音声が必要な場合は、別途Web会議サービスがあった方がよいかもしれません。
※弊社の場合は、お客様との会議や社員総会などはZoomを利用しています

また、LINE WORKSとLINE、LINE WORKSアカウントを持っていないユーザーとは、
Web会議はできなかったと思いますので、
LINE WORKSのWeb会議は主に社内利用という形で考えていただければと思います。

 

 

まとめ


ということで、
ここまで弊社のリモートワークで活用しているサービスについてご紹介させていただきました。
仲介会社などではビジネスチャットを活用している企業も多いかと思いますが、
まだ、グループウェアとチャットは別サービスで、
個人アカウントのLINEやfacebook Messengerなどを使っている、
もしくは使わせているような企業。
ファイル共有は別でDropboxを使っている。このような企業も多いのではないでしょうか?
この機会にサービス統合してみるのはいかがでしょうか。

もしくは、
グループウェアは入っているけど、ビジネスチャットもファイル共有もしていない。
こういう企業もまだあるかと思います。
※もしくはシャドウIT(現場が勝手にITサービスを使っている状態)で、
 チャットやファイル共有してしまっている

今後、そのような企業はこの先のアフターコロナ、いや、Withコロナの世界では、
情報活用能力に問題があり過ぎてビジネスの継続も困難になってくることが予想されます。
ましてや、今後、そのようなIT装備力では社員の採用も困難になってくるでしょう。
不動産業界は今後、対面式のビジネスから非対面に代わり、
紙の契約から電子契約、現地での内見からバーチャルへと、
IT化がどんどん加速する業界になると思います。
そのような中で、どんな状況でも通勤を強いるような企業に勤めようとは思わないでしょうから、
これからの不動産会社は今の内にまずはリモートで働ける環境を作っていくことをお勧めしておきます。

本日もお付き合いいただきありがとうございました。

 

 

※当コラムは株式会社CBIT取締役 庄山幸一様より寄稿いただきました。

 

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