賃貸管理システムを選ぶ、イロハの”イ”（前編）

ダンゴセレクト初寄稿になります。

株式会社CBITの庄山と申します。
これから、こちらのコラムで定期的に寄稿させていただく事になりましたのでよろしくお願いいたします。

簡単に自己紹介をしますと、
私はここ15年ほど、賃貸管理会社やマンション管理会社、
またプロパティマネジメント（PM）事業のお客様など、
主に不動産関連業のお客様向けに、ITコーディネートやシステム導入・構築、
コンサルティングなどのIT化支援をして参りました。

手前味噌ながら、会社としても2013年と2016年にマンション管理会社向けのICT白書という、
業界初のIT投資やIT環境をまとめたレポートの発行や、

（ご興味のある方はこちらからどうぞ：　http://www.cbit.co.jp/present/）

賃貸管理会社専用のAIチャットボットサービス（https://www.chataide.faq-system.com/chintai）
の提供など、不動産業界とは縁の深い会社でございます。

そこで培ってきた、実際の”現場”の声など、
皆様の”ITで困った”を解決できるような、また何かのヒントになりそうな、
そういった内容にしていこうと考えております。
お付き合いいただけますと幸いです。

本コラムの読者は、主に管理会社や賃貸業を営むオーナーの方とお聞きしておりますので、

・賃貸管理業務などのシステム構築や導入
・データ、顧客情報の分析や利活用
・人手不足の解消としてのRPA（ロボ）の活用
・不動産 × AIの効果的な活用の仕方（いわゆる「Real Estate Tech（不動産テック）」）

主に不動産×ITという切り口で寄稿させて頂こうと思います。

「賃貸管理システム」の選び方

さて、初回の本寄稿ですが、まずは管理会社向け、
「賃貸管理システム」の選び方について触れようと思います。

多くの管理会社さんですでに導入済みと思いますが、
そうですね、管理戸数 1,000戸を超えると、
”手”（システムなど使わない）で管理していくのはなかなか難しいのではないでしょうか！？

業務は回らなくもないが、間違いなく効率的ではないと思います。
そこで、システム化！という事になると思います。

この業界の管理システムはすでにサービスが多数あるため、
最初からシステム構築をする！という前提にたって検討を開始する会社はかなり少数派だと思います。

ですので、既存のサービスの中から選択する！という前提で話を進めようと思います。

まずは、どんなサービスがあるのかですが、

これはGoogle、Yahooなどの検索サイトで少し調べれば簡単に幾つかでてきます。

例えば、本コラムでもお世話になっているダンゴネットさんの賃貸名人や、
東計電算さんのJ-Rent、
日本情報クリエイトさんの賃貸革命、
クラウド環境で利用できるいえらぶCLOUDなど、

賃貸管理システムは有償・無償のフリーソフトも含めると数十のシステムがあります。
勿論、一番最初に検討するポイントは、

「何を解決するためにシステムを入れるのか？」これですが、

少し話がそれてしまいますが、
意外にこれができていない管理会社のシステム導入担当者や経営者の方は多いですね。

「システムを入れることが目的になっている！」このようなパターン。

これについては「間違いだらけの賃貸管理システム選び」！？
というタイトルでもつけて近いうちに寄稿しようと思いますが、
今回は、これが出来ているとものとして話を続けます。

この時点で課題が明らかであると、
既製品から検討するのが一番の近道ですし、投資的にも安くつきます。
その際は、以下の2点からまずは絞り込むと良いでしょう。

・規模感（中小規模向け Or 大規模向け）
・利用形態（クラウド Or オンプレミス）
※契約形態と言い変えてもよいかもしれません

この二つをまず考える事をお勧めします。

※不動産業界の方でITのカタカナ用語はイマイチという方もいらっしゃると思いますので、
　簡単に用語の解説もしておきましょう。

　クラウド：
　　その名の通り雲の上にあるサービスを使うイメージ。購入するわけではなく利用料という形で使用。
　　通常、クラウドサービスと言うと、利用者側で柔軟に変更したりすることが可能であるが、
　　不動産業界で提供されているサービスは利用者側で変更できないものが多い。

　　また、通常、クラウドサービスはオンプレミスよりも安い事が多いのだが、
　　不動産業界の場合、メーカーによっては5年トータルのコストで考えるとあまり安くない傾向もある。

　オンプレミス：
　　システムを購入し保有する形（昔からの形態）。
　　製品を購入し、保守費用として製品購入価格の10～20％程度を毎年支払う形。
　　通常、オンプレミスの方が高価格になりがちだが、中小規模製品の場合は
　　クラウドよりも安い場合もある。

話を戻します。

まず前提としてですが、

規模感、利用形態で管理項目や内容が全く違うという事は、
私が今まで見てきたサービスから考えますと、ほぼないと断言してよいと思います。
メーカーによる多少の差異や管理項目数の違いなどはあれ、
契約者情報や入金管理など、全くもって管理内容が違うようなサービスはほぼありません。

では、何がこの二つに関係するかというと、
規模感による、周辺機能の可否や拡張性や他システム連携と、
利用（契約）形態による、費用と管理のバランスと言えます。

例えば、仮にこのような企業があるとします。
（課題以外の内容が下記のような条件）

　・利用拠点は本社含め3拠点
　・利用人数は全部で12名程度
　・管理する戸数は1,500戸程度
　・社外からリモートワークの必要性あり
　・専任のシステム管理者は不在
　・サーバールームなど施錠可能な保管場所の確保は難しい

システム要件以外でのいわゆる”ハード的”な状況が上記のようであれば、
「小規模」＋「クラウドサービス」をベースに選定を始めてもよいでしょう。

なぜかと言うと、

まずは千戸前後の管理戸数で、利用者も10名前後であれば大規模向けの必要はありません。
また、専任の管理者は不在の上、リモートでも提供する環境が必要であれば、
クラウドベースの方が、管理上、システム提供上望ましいでしょう。

そして、これを実現する上で必要となるコストを重ねてみて、
費用対効果で判断すればよいと思います。

ですので、このような条件下ですと、
先ほど申し上げた「小規模」＋「クラウドサービス」が妥当な選択肢と言えます。

逆に大規模ユーザーの場合は、
拠点数や利用者数、コスト、
それから一番の問題である、自社のセキュリティポリシーに沿うものかどうか、
管理主体は自社なのか、メーカーに任せるのか。
人事や経理システムなどと連携する必要があるのかどうか。
こういった情報も踏まえて判断する事になると思います。

ここまで、簡単にですが賃貸管理システム検討時の２つのポイント上げさせていただきました。
次回は少し掘り下げた内容で、中小規模向け、大規模向けのサービスはどんなものがあるのか？

こういった点もサービスマップを交えて解説しようと思います。
最後までお付き合いいただきありがとうございました。

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※当コラムは株式会社CBIT執行役員　庄山幸一様より寄稿いただきました。