賃貸管理システム賃貸名人のテレワーク・在宅ワークプラン

ダンゴネットの賃貸管理システムである賃貸名人。
本日は同製品のテレワーク・在宅ワークプランについて解説いたします。

タイトルは『賃貸名人』と記しましたが『リフォーム名人』と読み替えていただいても結構です。
さてこのプランの概要はかなりシンプルであり次の2つのポイントに分けて説明させてください。

賃貸名人の在宅ワーク・テレワークプランとは

ポイント1
賃貸名人のサーバ機能をダンゴネットが管理するオンラインサーバに設置し、各端末からはインターネット経由でそのサーバに接続します。

ITに慣れた方は↑の解説だけですっかりお分かりいただけると思います。つまりこれは賃貸名人のクラウド化ではありません。

クラウドはアプリケーションが不要であり普通はWEBブラウザでサーバにアクセスします。だからスマホやiPadでも動作します。

これに対して賃貸名人のテレワークプランはローカルのアプリケーションを用いてオンラインのサーバにアクセスします。

従ってWindowsが搭載されたパソコンでのみ動作し、アプリケーションのバージョンアップも自動ではありません。

このため各資料においても（当然）クラウドという表現を用いておりせん。構成としてはWAN型（東京<=>名古屋のように複数の事務所で賃貸名人をご利用いただく場合）と全く同じです。

メリットやデメリット。気になるセキュリティ面については？

ポイント2
ポイント1の構成だけではインターネット経由で通信に盗聴のリスクが残ります。そこで賃貸名人サーバにアクセスするTCPの通信を暗号化します。この通信暗号化機能だけを単体で提供することはいたしませんのでご了承ください。

【特徴】
賃貸管理システムである賃貸名人は Windows のアプリケーションであり、上記の構成で用いる場合でもそれは変わりません。

従ってiPadやAndroid端末からアクセスすることはできず、クライアントアプリケーションをWindows PCにインストールします。コロナパニックが終息しテレワークを終了するときには、これまで通りのローカルプランに戻すことも可能です。

【メリット】
■外出先やご自宅から賃貸名人を利用することができます。
■バックアップ等のサーバ管理は弊社で行いますので、サーバPCのメンテナンスや古くなったサーバPCの買換えが不要です。
■サーバは1ライセンスにカウントされません。5ライセンスプランならば5クライアント利用できます。
　（ローカル運用では1サーバー4クライアント）

【デメリット】
■サーバ管理費としてご費用（初期・ランニング）が発生します。
■オフィス内でのご利用と比べて通信距離や経路の影響が大きいため、全体的にレスポンスが若干低下します。とりわけ通信が複数回往復する一部の処理においてはレスポンスが明確に悪くなります。
 （例：2年分の入金レコードの追加）
■ファイルサーバ機能は提供しておりません。
　画像やPDF資料をテレワークで用いるためにはオンラインストレージをご利用いただく必要があります。

【その他】
上記のことからアプリケーションとしてみればその他の特徴はローカル運用の賃貸名人と変わりません。

【情報セキュリティ】
このような社会情勢ではしかたがない面もありますが在宅ワークは実はかなりのリスクを伴います。

以下については賃貸名人の特徴ではなくテレワーク自体のリスクとして、お客様自身でご考慮いただく必要があります。
（もちろんご相談いただければ可能な限りのアドバイスをいたします。）

例えば、テレワークで賃貸名人をご利用のユーザー様が退職なさった場合にアカウントの削除や凍結をダンゴネットにご依頼いただく必要があります。そうしなければ退職後もご自宅のパソコンから賃貸名人にアクセスし続けることが可能です。

退職前に家主や契約の一覧を個人パソコンにCSVデータとして吐き出していたとしたら？

退職者のパソコンや部屋を調べることなんて普通に考えたらできません。これにはアクセス権限や誓約書で事前対策する必要があります。

このように情報セキュリティでは管理的・技術的両面からリスクを低減させることを考えます。ダンゴネットでは情報セキュリティの仕組みとしてISMS（JIS Q 27001）の認証を取得しております。この認証の最大のメリットが総合的な情報セキュリティの考え方を自社に取り入れられた事でした。

情報セキュリティの認証制度であるISMSやPマークを取り入れていない企業様においては、様々な新しいリスクが生じている今こそこれを取り入れるべきだと思います。“取り入れる”というのは何も認証を受けることではありません。費用を節約して認証を取らずセキュリティ策を実践するだけでもかなり有効です。

思いつきのセキュリティ策を行うのではなく、JIS文書を元に総合的に取り組むことを“取り入れる”と表現いたしました。規格文書や解説本を購入しても数千円～数万円の出費です。

ここから更に認証を取得するメリットは“それを社会にアピールできること”“外部機関の目で自社のセキュリティ実践状況を審査してもらえること”等が挙げられます。

最後に少し補足します。

【オンラインストレージについて】
オンラインストレージはいずれも有償サービスですが次の2つのタイプで事例があります。

■DropBox ： 各端末のローカル領域をオンラインに同期するタイプ
■GoogleDriveFileStream：オンラインストレージを各端末のストレージとしてマウントするタイプ

その他多数のオンラインストレージサービスがありますが現在弊社でテストしたのはDropBoxのみです。

逆にWebDAVを用いたネットワークドライブ接続のオンラインストレージサービスは相性が悪く賃貸名人からはアクセスできませんでした。これは賃貸名人の一部の作りが古く管理者モードで動作するためで、目下開発中の賃貸名人＋では解決できそうです。

【インストールについて】
インストールはお客様自身で行うことも可能ですが通常の賃貸名人よりも少し難しい作業を伴います。従ってこれまでは弊社で作業を代行してきました。

では家庭用のPCの場合はどうするか。

社員様のご自宅にお邪魔して設定するということは憚られるので、この場合はリモートでインストールしております。リモート接続前に動作中のアプリケーションは終了し、またデスクトップにはなるべくプライバシーに関わるファイルを置かないでください。

以上となります。

賃貸管理システム賃貸名人の在宅ワーク・テレワークプランにご興味をお持ちの管理会社様はお気軽にご相談下さいませ。

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